Ny kunde?

Om UBSBOLIG A/S

Hvem er vi

Vi er et forholdsvis lille selskab med 30 ansatte på kontoret og cirka lige så mange ansatte på ejendommene.

Vi er delt op i administration, indstilling, regnskab og drift. Hertil kommer tværgående opgaver som for eksempel HR, GDPR og andre områder.

Der er opgaver i en administrationsvirksomhed, hvor det at have en uddannelse eller være særligt specialiseret er svært at komme uden om. Derfor har vi også konstruktører ansat i driftsafdelingen og regnskabsuddannede i regnskabsafdelingen.

Vores ejendomsadministratorer er en blandet skare. Nogle er oplært i virksomheden, nogle er finansøkonomer, og så er der adskillige universitetsuddannede.

I indstillingsafdelingen lægger vi – ligesom i de andre afdelinger – vægt på kompetencer og erfaring, men også på at have studerende ansat. Vi synes, det er vigtigt, at den rådgivning, vi giver til unge studerende ansøgere, bliver givet af ligesindede.

Der er to jurister ansat i virksomheden.

Vores værdier

I UBSBOLIG har vi et motto, som vi gør meget ud af ikke bare er ord:
Man skal altid have lyst til at komme på arbejdet og være sammen med sine kolleger.

Vi arbejder altid på at finde grænserne mellem at vidensdele uden at bruge unødig tid. Kunden har krav på at være en kendt kunde.

Vi arbejder også altid på at skabe en følelse af, at man først og fremmest er ansat i UBS, og derefter er man ejendomsadministrator/regnskabsmedarbejder/i indstillingen m.v. Vi må aldrig fralægge os ansvaret for kunden, selvom det er en anden afdeling, der skal/kan svare.

Succes er alles fortjeneste – også ungarbejderens, som sørger for, at vores hverdag fungerer.

Vi vokser, hvilket vi er meget taknemmelige over og tilfredse med. Vi ønsker imidlertid, at kunden altid skal føle, at vi er en mindre virksomhed, hvor alle har kendskab til alle.

Det betyder omvendt ikke, at vi ikke ønsker at udvide vores kompetencer eller services. Vi er altid på udkig efter nye måder at arbejde på, nye samarbejder med kunder, men det må gerne ske organisk og lønsomt, så vi ved, at det ikke alene skaber værdi for os, men også for kunden.

Vi modtager gerne kritik, for det er en mulighed for at blive bedre, og det er et udtryk for tillid fra kunden, at den bliver givet. Vi er stolte af, at det kan tælles på én hånd, hvor mange kunder der har forladt os i 15 år, men en har vi selv valgt at sige farvel til. Vi ønsker ikke at holde på en kunde for enhver pris.

Vores ejer – DIS Fonden – er født ud af studenterbevægelsen i 1940’erne, og vi har en lang tradition for at samarbejde med de studerendes organisationer. Vi samarbejder også med Boligselskabernes Landsforening (BL) og Ejendom Danmark (ED) – de to store interesseorganisationer på lejeområdet. Vi har ofte medarbejdere på kursus de to steder – afhængig af om de arbejder efter almenboligloven eller lejeloven.

Hvad tilbyder vi

Ovenfor har vi præsenteret vores værdier: At levere kundenær, ansvarlig og digital administration og udvikling af boliger, som beboerne ønsker at bo og engagere sig i.

Men det er selvfølgelig også (lige så) interessant, hvad vi kan tilbyde.

Grundlæggende er vi et administrationsselskab med alle de klassiske ydelser. Vi har valgt at fokusere på den grundlæggende ejendomsadministration på det almene og det lejeretlige område. Vi begiver os ikke af med selskabsadministration og Asset Management. Vi samarbejder imidlertid gerne med selskaber, der gør, og vores erfaring er, at det er uden problemer. Vi opererer i hele landet – også Odense, Aarhus, Kolding og Aalborg og områder derimellem. Vi har den største koncentration af boliger i København og Roskilde, men i øvrigt på hele Sjælland.

Vi tilbyder altså alle processer, fra man som ansøger skal søge en bolig, over indflytning, som beboer, og til man fraflytter boligen, og alle økonomiske forhold er afsluttet. Vi bemærker, at en portefølje under cirka 30 lejemål sjældent kommer på tale, da vi har en minimumspris pr. kunde, og det sjældent kan gå op. I hele processen har vi styr på GDPR og hvidvaskreglerne.

Når en potentiel kunde henvender sig, tager vi helst en forventningsdrøftelse. Vi giver udtryk for, hvad en ’normal’ administration er, og hvad vi skal have for det. Men ofte har kunden nogle særlige ønsker, og vi er ikke bekendt med, at vi ikke har kunnet honorere dem (med de begrænsninger, vi har beskrevet tidligere). Kundens særlige ønsker kan naturligvis have indflydelse på prisen. Der er en særskilt pris for at få indstillet sine boliger og en særskilt pris for administration.
Normalt vil prisen indeholde, at vi er arbejdsgivere for det personale, der er ansat på ejendommen. Her er vi vant til mange forskellige løsninger. Den løsning, flest kunder benytter, er, at viceværten er ansat på ejendommen (hvorved der ikke pålægges ydelsen moms), og vi udøver arbejdsgiveransvaret. Her betales alene de faktiske omkostninger for viceværten. Nogle kunder vælger, at viceværterne er ansat hos UBSBOLIG, hvor UBSBOLIG så betinger sig et overhead på ydelsen, da UBSBOLIG også påtager sig risikoen (ved økonomiske uoverensstemmelser i forbindelse med ansættelsesforholdet). Endelig er der den model, hvor hele driften ligger hos ejer eller et eksternt firma.

I alle de forhold, der kan drøftes i forbindelse med indgåelse af en kontrakt, er det vigtige for UBSBOLIG at få en ærlig forventningsafstemning. Når kontrakten er indgået, bør det være sådan, at det er ekstraordinært at skulle fakturere kunden for ydelser, der ikke er omfattet af aftalen, med mindre – naturligvis – at det er særskilt aftalt. Her kan den kommende kunde med rette forvente, at UBSBOLIG loyalt har gjort opmærksom på, hvis der er tilbagevendende og/eller naturlige dele af administrationen, UBSBOLIG forventer at skulle have særskilt betaling for.

Vi synes, det mest interessante på kundemøder er at drøfte ejendommen, og hvordan vi kan optimere. Vi opfordrer altid til, at der holdes flere kundemøder det første år, så vi løbende kan kigge hinanden i øjnene og gensidigt fordomsfrit drøfte samarbejdet. Det har vi erfaring for giver det bedste samarbejde på sigt.